Политика за защита на данните

ПОЛИТИКА ЗА ЗАЩИТА НА ДАННИТЕ

І. Въведение

1. Общ регламент за защита на личните данни

„КОЛЕКЦИЯ” ООД съобразява дейността си по защита на личните данни с изискванията на Регламент (ЕС) 2016/679 (Общ регламент за защита на данните). Целта на регламента е да защитава "правата и свободите" на физическите лица и да се гарантира, че личните данни не се обработват без тяхно знание, и когато е възможно, че се обработва с тяхно съгласие.

2. Обхват очертан от Общия регламент за защита на данните

Материален обхват (член 2) – настоящият регламент се прилага за обработването на лични данни изцяло или частично с автоматични средства, както и за обработването с други средства на лични данни (например ръчно и на хартия), които са част от регистър с лични данни или които са предназначени да съставляват част от регистър с лични данни.

Териториален обхват (член 3) – правилата на Общия Регламент ще важат за всички администратори на лични данни, които са установени в ЕС, които обработват лични данни на физически лица, в контекста на своята дейност. Ще се прилага и за администратори извън ЕС, които обработват лични данни с цел да предлагат стоки и услуги или ако наблюдават поведението на субектите на данни, които пребивават в ЕС.

3. Понятия

„Лични данни" - всяка информация, свързана с идентифицирано физическо лице или физическо лице, което може да бъде идентифицирано („субект на данни"); физическо лице, което може да бъде идентифицирано, е лице, което може да бъде идентифицирано, пряко или непряко, по-специално чрез идентификатор като име, идентификационен номер, данни за местонахождение, онлайн идентификатор или по един или повече признаци, специфични за физическата, физиологичната, генетичната, психическата, умствената, икономическата, културната или социална идентичност на това физическо лице;

„Специални категории лични данни“ – лични данни, разкриващи расов или етнически произход, политически възгледи, религиозни или философски убеждения, или членство в синдикални организации и обработката на генетични данни, биометричните данни за уникално идентифициране на физическо лице, данни отнасящи се до здравето или данни относно сексуалния живот на физическо лице или сексуална ориентация.

„Обработване " - означава всяка операция или съвкупност от операции, извършвана с лични данни или набор от лични данни чрез автоматични или други средства като събиране, записване, организиране, структуриране, съхранение, адаптиране или промяна, извличане, консултиране, употреба, разкриване чрез предаване, разпространяване или друг начин, по който данните стават достъпни, подреждане или комбиниране, ограничаване, изтриване или унищожаване;

„Администратор" - всяко физическо или юридическо лице, публичен орган, агенция или друга структура, която сама или съвместно с други определя целите и средствата за обработването на лични данни; когато целите и средствата за това обработване се определят от правото на ЕС или правото на държава членка, администраторът или специалните критерии за неговото определяне могат да бъдат установени в правото на Съюза или в правото на държава членка;

„Субект на данните“ – всяко живо физическо лице, което е предмет на личните данни съхранявани от Администратора.

„Съгласие на субекта на данните" - всяко свободно изразено, конкретно, информирано и недвусмислено указание за волята на субекта на данните, посредством изявление или ясно потвърждаващо действие, което изразява съгласието му свързаните с него лични данни да бъдат обработени;

„Дете“ – Общият Регламент определя дете като всеки на възраст под 16 години въпреки че това може да бъде намалена на 13 от правото на държавата-членка. Обработката на лични данни на едно дете е законно само, ако родител или попечител е дал съгласие. Администраторът полага разумни усилия, за да провери в такива случаи, че притежателят на родителската отговорност за детето е дал или упълномощен да даде съгласието си.

„Профилиране" - всяка форма на автоматизирано обработване на лични данни, изразяващо се в използването на лични данни за оценяване на определени лични аспекти, свързани с физическо лице, и по-конкретно за анализиране или прогнозиране на аспекти, отнасящи се до изпълнението на професионалните задължения на това физическо лице, неговото икономическо състояние, здраве, лични предпочитания, интереси, надеждност, поведение, местоположение или движение;

„Нарушение на сигурността на лични данни" - нарушение на сигурността, което води до случайно или неправомерно унищожаване, загуба, промяна, неразрешено разкриване или достъп до лични данни, които се предават, съхраняват или обработват по друг начин;

„Основно място на установяване“ – седалището на администратора в ЕС ще бъде мястото, в което той взема основните решения за целта и средствата на своите дейности по обработване на данни. По отношение на обработващия лични данни основното му място на установяване в ЕС ще бъде неговият административен център.

Ако администраторът е със седалище извън ЕС, той трябва да назначи свой представител в юрисдикцията, в която администраторът работи, за да действа от името на администратора и да се занимава с надзорните органи. (Член 4 т.16) от ОРЗД)

„Получател" - физическо или юридическо лице, публичен орган, агенция или друга структура, пред която се разкриват личните данни, независимо дали е трета страна или не. Същевременно публичните органи, които могат да получават лични данни в рамките на конкретно разследване в съответствие с правото на Съюза или правото на държава членка, не се считат за „получатели"; обработването на тези данни от посочените публични органи отговаря на приложимите правила за защита на данните съобразно целите на обработването;

„Трета страна“ – всяко физическо или юридическо лице, публичен орган, агенция или друг орган, различен от субекта на данните, администратора, обработващия лични данни и лицата, които под прякото ръководство на администратора или на обработващия лични данни имат право да обработват личните данни;

I. Декларация относно политиката по защита на личните данни

1 . Ръководството на „КОЛЕКЦИЯ” ООД, се ангажира да осигури съответствие със законодателството на ЕС и на Република България по отношение на обработването на личните данни и защитата на "правата и свободите" на лицата, чиито лични данни „КОЛЕКЦИЯ” ООД събира и обработва съгласно Общия регламент за защита на данните (Регламент (ЕС) 2016/679).

2 . В съответствие с Общия регламент към тази политика са описани и други релевантни документи, както и свързани процеси и процедури.

3. Регламент (ЕС) 2016/679 и тази политика се отнасят до всички функции по обработването на лични данни , включително тези, които се извършват относно лични данни на клиенти, служители, доставчици и партньори и всякакви други лични данни, които организацията обработва от различни източници.

4. Длъжностното лице по защита на данните отговаря за преразглеждането на „Регистъра на дейностите по обработване“ ежегодно в светлината на всякакви промени в дейностите на „КОЛЕКЦИЯ” ООД, както и всички допълнителни изисквания, оценки на въздействието върху защитата на данните. Този регистър трябва да бъде на разположение по искане на надзорния орган.

5. Тази политика се прилага за всички клиенти, служители/работници и другите заинтересовани страни, които имат отношения с „КОЛЕКЦИЯ” ООД като външни доставчици. Всяко нарушение на Общия регламент ще бъде разглеждано като нарушение на трудовата дисциплина, а в случай че има предположение за извършено престъпление, въпросът ще се предостави за разглеждане в най-къс възможен срок на съответните държавни органи.

6. Партньори и трети лица, които работят с или за „КОЛЕКЦИЯ” ООД, както и които имат или могат да имат достъп до личните данни, са запознати, разбират и се съобразят с тази политика. Никоя трета страна не може да има достъп до лични данни, съхранявани от „КОЛЕКЦИЯ” ООД, без предварително да е сключила споразумение за поверителност на данните, което налага на третата страна задължения, не по-малко обременяващи от тези, които Администраторът „КОЛЕКЦИЯ” ООД е поел, и което дава право на Администратора да извършва проверки на спазването на наложените със споразумението задължения.

II. Задължения и роли по Регламент (ЕС) 2016/679

1 . „КОЛЕКЦИЯ” ООД е администратор на данни съгласно Регламент (ЕС) 2016/679.

2 . Мениджмънта на „КОЛЕКЦИЯ” ООД е отговорен за разработване и насърчаване на добри практики в областта на обработване на информация в „КОЛЕКЦИЯ” ООД;

3. Отговорникът по защита на данните (ОЗД), с роля определена в Регламент (ЕС) 2016/679, трябва да бъде част от мениджмънта, и да се отчита пред управителя на „КОЛЕКЦИЯ” ООД за управлението на личните данни в рамките на организацията и за гарантирането на възможността за доказване на съответствието със законодателството за защита на данните и добрите практики.

Тази отчетност на ОЗД включва:

· разработване и внедряване на изискванията на РЕГЛАМЕНТ (ЕС) 2016/679 както се изисква от настоящата политика;

· управление на сигурността и риска по отношение на съответствието с политиката.

4 . Отговорникът по защита на данните, което управителят счита за подходящо, квалифицирано и опитно лице, е определен за да поеме отговорността за съответствието на „КОЛЕКЦИЯ” ООД с тази политика на ежедневна основа. ОЗД е пряко отговорен да гарантира, че както като цяло организацията на Администратора, така и дейността на всеки член на ръководния състав, която се извършва в рамките на неговата област на отговорност, съответстват на изискванията на Регламент (ЕС) 2016/679.

5. ОЗД има специфични отговорности по отношение на процедури като „Процедура за управление на исканията от субектите“ и е контактна точка за служителите на администратора, които искат разяснения по всеки аспект на спазването на защитата на данните.

6 . Спазването на законодателството за защита на данните е отговорност на всички служители на „КОЛЕКЦИЯ” ООД, които обработват лични данни.

7 . Политиката за обучение на „КОЛЕКЦИЯ” ООД определя специфичните изисквания за обучение и осведомяване във връзка с конкретните роли на служителите/работници на Администратора.

III. Принципи за защита на данните

Цялата обработка на лични данни трябва да се извършва в съответствие с принципите за защита на данните, посочени в член 5 от Регламент (ЕС) 2016/679. Политиките и процедурите на „КОЛЕКЦИЯ” ООД имат за цел да гарантират спазването на тези принципи.

1 . Личните данни трябва да бъдат обработвани законосъобразно, добросъвестно и прозрачно

Законосъобразно – да идентифицира законна основа, преди да може да обработва лични данни. Те често са посочени като "основания за обработване", например „съгласие“.

Добросъвестно - за да може обработването да бъде добросъвестно, администраторът на данни трябва да предостави определена информация на субектите на данни, доколкото това е практически възможно. Това важи независимо дали личните данни са получени директно от субектите на данни или от други източници.

Регламент (ЕС) 2016/679 увеличава изискванията за това каква информация трябва да бъде на разположение на субектите на данни, която е обхваната от изискването за "прозрачност".

Прозрачно – Общият регламент включва правила относно предоставяне на поверителна информация на субектите на данни в членове 12, 13 и 14 от ОРЗД. Те са подробни и конкретни, поставяйки акцента върху това, че известията за поверителност са разбираеми и достъпни. Информацията трябва да бъде съобщена на субекта на данните в разбираема форма, като се използва ясен и разбираем език.

Правилата за уведомяване на субекта на данни от „КОЛЕКЦИЯ” ООД са определени в Процедура за прозрачност при обработката на лични данни.

Специфичната информация, която трябва да бъде предоставена на субекта на данните, трябва да включва като минимум:

данни, които идентифицират администратора и данните за контакт на администратора и, ако има такъв, на представителя на администратора;
контактите на ОЗД;

целите на обработването, за което личните данни са предназначени както и правното основание за обработването;
периода, за който ще се съхраняват личните данни;
съществуването на следните права - да поиска достъп до данните, коригиране, изтриване (право „да бъдеш забравен“), ограничаване на обработването, както право на възражение срещу условията (или липсата на такива) във връзка с упражняването на тези права;

категориите лични данни;

получателите или категориите получатели на лични данни, където това е приложимо;
където е приложимо, дали администраторът възнамерява да прехвърли личните данни към получател в трета страна и нивото на защита на данните;
всякаква допълнителна информация, необходима да се гарантира добросъвестно обработване.

2. Лични данни се събират само за конкретни, изрично указани и законни цели

Данните, получени за конкретни цели, не трябва да се използват за цел, която се различава от тези, официално обявени на надзорния орган като част от Регистъра на дейностите по обработване на данни (чл. 30 ОРЗД) на „КОЛЕКЦИЯ” ООД. Процедура за прозрачност при обработката на лични данни определя съответните правила.

3. Личните данни трябва да бъдат адекватни, релевантни, ограничени до това, което е необходимо за обработването им със съответната цел. (принцип на минимално необходимото)

Отговорникът по защита на данните е отговорен да осигури „КОЛЕКЦИЯ” ООД да не събира информация, която не е строго необходимо за целта, за която тя е получена.

4 . Личните данни са точни и са актуализирани във всеки един момент, и са положени необходими усилия, за да е възможно незабавно (в рамките на възможните технически решения) тяхното изтриване или коригиране.

Данните, които се съхраняват от администратора на данни, се преглеждат и се актуализират при необходимост. Не се съхраняват данни, в случаите когато има вероятност да не са точни.
Отговорникът за защита на данните е отговорен да гарантира, че целият персонал е обучен в значението на събирането на точни данни и поддържането им.
Също така, задължение на субекта на данните е да декларира, че данните, които предават за съхраняване от „КОЛЕКЦИЯ” ООД са точни и актуални. Попълването на формуляр от субекта на данни, предназначени за администратора, включва изявление, че съдържащите се в него данни са точни към датата на подаване.
От служителите / работниците (клиентите / други) се изисква, да уведомяват „КОЛЕКЦИЯ” ООД за всякакви промени в обстоятелствата, за да могат да се актуализират записите на лични данни. Отговорността на „КОЛЕКЦИЯ” ООД е да гарантира, че всяко уведомление относно промяната на обстоятелствата е записано и се предприемат действия.
Длъжностното лице по защита на данните носи отговорност да гарантира, че са налице подходящи процедури и политики за поддържане на точност и актуалност на личните данни, като се отчита обемът на събраните данни, скоростта, с която може да се промени, други относими фактори.
Най-малко на годишна база Отговорникът по защита на данните преглежда сроковете на съхранение на всички лични данни, обработвани от „КОЛЕКЦИЯ” ООД, като се позовава на инвентаризацията на данните и идентифицира всички данни, които вече не се изискват в контекста на регистрираната цел. Тези данни са надеждно унищожени в съответствие с процедурите и правилата на администратора.
Отговорникът по защита на данните е отговорен за съответствие с искания за корекция на данни в рамките на един месец (Процедура за управление на исканията от субектите). Този срок може да бъде удължен с още два месеца за сложни заявки. Ако „КОЛЕКЦИЯ” ООД реши да не се съобрази с искането, Отговорникът по защита на данните трябва да отговори на субекта на данните, за да обясни мотивите си и да го информира за правото му да подаде жалба пред надзорния орган, и да потърси правна защита.
Отговорникът по защита на данните е отговорен за вземане на подходящи мерки, в случаите когато организациите на трети страни имат неточни или остарели лични данни, да ги информира, че информацията е неточна или остаряла и да не се използва за вземане на решения относно лицата, да информира съответните страни; и да препраща всяка корекция на лични данни към третите страни, където това е необходимо.

5. Личните данни се съхраняват в такава форма, че субектът на данните може да бъде идентифициран само толкова дълго, колкото е необходимо за обработването.

Когато личните данни се запазват след датата на обработването, те се съхраняват по подходящ начин (минимизирани, криптирани), за да се защити самоличността на субекта на данните в случай на нарушение на данните.
Лични данни трябва са пазени в съответствие с Процедура за съхраняване и унищожаване на данните и след като е преминал срокът им на съхранение, те са надеждно унищожени по указания в тази процедура ред.
Отговорникът по защита на данните специално одобрява всяко запазване на данни, което надхвърля срока на съхранение, дефиниран в Процедура за съхраняване и унищожаване на данните, като гарантира, че обосновката е ясно определена и е в съответствие с изискванията на законодателството за защита на данните. Това одобрение трябва да бъде писмено.

6 . Личните данни са обработени по начин, който гарантира подходяща сигурност (чл. 24, чл. 32 от ОРЗД)

Отговорникът по защита на данните извършва оценка на въздействието (оценка на риска), като взема предвид всички обстоятелства, свързани с операциите по управление или обработване на данни от „КОЛЕКЦИЯ” ООД.

При определянето на това доколко уместно е обработването, Отговорникът по защита на данните също така разглежда степента на евентуална вреда или загуба, която може да бъде причинена на физически лица (напр. персонал или клиенти), ако възникне нарушение на сигурността, както и всяка вероятна вреда за репутацията на администратора, включително евентуална загуба на доверие на клиентите.

При оценяването на подходящи технически мерки, Отговорникът по защита на данните разглежда следното:

Защита с парола;

Автоматично заключване на бездействащи работни станции в мрежата;
Премахване на права на достъп за USB и други преносими носители с памет;

Антивирусен софтуер и защитни стени;

Правата за достъп основани на роли, включително тези на назначен временно персонал
Защитата на устройства, които напускат помещенията на организацията, като лаптопи или други;
Сигурност на локални и широкообхватни мрежи;
Технологии за подобряване на поверителността, като например псевдонимизиране и анонимизиране.

При оценяването на подходящите организационни мерки Отговорникът за защита на данните взима в предвид следното:

Нивата на подходящо обучение в „КОЛЕКЦИЯ” ООД;

Мерките, които отчитат надеждността на служителите (например атестационни оценки, препоръки и т.н.);
Включването на клауза за защита на данните в трудовите договори;
Идентификация на дисциплинарни мерки за нарушения по отношение на обработването на данни;
Редовна проверка на персонала за спазване на съответните стандарти за сигурност;
Контрол на физическия достъп до електронни и хартиено базирани записи;
Приемането на политика на „чисто работно място“ [1] ;
Съхраняване на хартия на базата данни в заключващи се стенни шкафове;
Ограничаване на използването на портативни електронни устройства извън работното място;
Ограничаване на използването от служителите на лични устройства на работното място;
Приемане на ясни правила за създаване и ползване на пароли;
Редовно създаване на резервни копия на личните данни и физическо съхраняване на носителите с копия извън офиса;
Налагане на договорни задължения на организации контрагенти да предприемат подходящи мерки за сигурност.

Тези контроли са избрани въз основа на идентифицираните рискове за лични данни, както и потенциала за нанасяне на вреди на лицата, чиито данни се обработват.

7. Спазване на принципа на отчетност

Регламент (ЕС) 2016/679 включва разпоредби, които насърчават отчетността и управляемостта и допълват изискванията за прозрачност. Принципът на отчетност в чл. 5, пар. 2 изисква от администратора да докаже, че спазва останалите принципите в ОРЗД и изрично заявява, че това е негова отговорност.

„КОЛЕКЦИЯ” ООД доказва спазването на принципите за защита на данните чрез прилагане на политики по защита на данните, като се присъединява към кодекси за поведение, внедрява подходящи технически и организационни мерки, както и чрез приемане на техники по защита на данните на етапа на проектирането и защита на данните по подразбиране, оценка на въздействието върху защитата на личните данни, процедура за уведомяване за нарушаване на лични данни и т.н.

IV. Права на субектите на данни

1. Субектите на данни имат следните права по отношение на обработването на данни, както и на данните, които се записват за тях:

Да отправя искания за потвърждаване дали се обработват лични данни, свързани с него, и ако това е така, да получи достъп до данните, както и информация кои са получателите на тези данни.
Да поиска копие от своите лични данни от администратора;
Да иска от администратора коригиране на лични данни когато те са неточни, както и когато не са вече актуални;
Да изиска от администратора изтриване на лични данни (право „да бъдеш забравен");
Да иска от администратора ограничаване на обработването на лични данни, като в този случай данните ще бъдат само съхранявани, но не и обработвани.;
Да направи възражение срещу обработване на негови лични данни;
Да направи възражение срещу обработване на лични данни, отнасящо се до него за целите на директния маркетинг.
Да се обърне с жалба до надзорен орган ако смята, че някоя от разпоредбите на ОРЗД е нарушена;
Да поиска и да му бъдат предоставени личните данни в структуриран, широко използван и пригоден за машинно четене формат;
Да оттегли съгласието си за обработката на личните данни по всяко време с отделно искане, отправено до администратора;
Да не е обект на автоматизирано взети решения, които да го засягат в значителна степен, без възможност за човешка намеса;
Да се противопостави на автоматизирано профилиране, което се случва без негово съгласие;

2 . „КОЛЕКЦИЯ” ООД осигурява условия, които да гарантират упражняването на тези права от субекта на данни:

Субектите на данни могат да направят искания за достъп до данни, както е описано в Процедура за управление на исканията от субектите. Тази процедура също така описва как Администраторът ще гарантира, че отговорът на искането на субекта на данни отговаря на изискванията на Общия регламент.
Субектите на данни имат право да подават жалби до „КОЛЕКЦИЯ” ООД, свързани с обработването на личните им данни, обработването на искане от субекта на данни и обжалване от страна на субекта на данни, относно начина на обработване на жалбите в съответствие с Процедура за начините на комуникация при жалби и искания от субекта на данни.

V. Съгласие

1. Под „съгласие“ „КОЛЕКЦИЯ” ООД разбира всяко свободно изразено, конкретно, информирано и недвусмислено указание за волята на субекта на данните, посредством изявление или ясно потвърждаващо действие, което изразява съгласието му свързаните с него лични данни да бъдат обработени. Субектът на данните може да оттегли своето съгласие по всяко време.

2 . „КОЛЕКЦИЯ” ООД разбира под "съгласие" само случаите, в които субектът на данните е бил напълно информиран за планираното обработване и е изразил своето съгласие и без върху му да бъде упражняван натиск. Съгласието, получено при натиск или въз основа на подвеждаща информация, няма да бъде валидно основание за обработване на лични данни.

3 . Съгласието не може да бъде изведено от липсата на отговор на съобщение до субекта на данни. Трябва да има активна комуникация между администратора и субекта, за да е налице съгласие. Администраторът трябва да може да докаже, че е получено информирано съгласие за дейностите по обработване.

4. За специални категории данни трябва да се получи изрично писмено съгласие, съгласно Процедура по получаване на съгласие за обработване на лични данни на субектите на данни, освен ако не съществува алтернативно законно основание за обработване.

5 . В повечето случаи съгласието за обработка на лични и специални категории данни се получава рутинно от „КОЛЕКЦИЯ” ООД, като се използват стандартни документи за съгласие (декларация).

6 . Когато „КОЛЕКЦИЯ” ООД обработва лични данни на деца, трябва да бъде получено разрешение от упражняващите родителските права (родители, настойници и т. н.). Това изискване се прилага за деца на възраст под 16 години.

VI. Сигурност на данните

1 . Всички служители / работници са отговорни за гарантирането на сигурността при съхраняването на данните, за които те отговарят и които „КОЛЕКЦИЯ” ООД държи, както и че данните се съхраняват сигурно и не се разкриват при каквито и да било обстоятелства на трети страни, освен ако Администраторът не е дал такива права на тази трета страна, като са сключили договор с клауза за поверителност.

2 . Всички лични данни са достъпни само за тези, които се нуждаят от тях, а достъпът се предоставя само в съответствие с изградените правила за контрол на достъпа. Всички лични данни трябва да се третират с най-голяма сигурност и трябва да се съхраняват:

в самостоятелна стая с контролиран достъп; и/или в заключен шкаф или в картотека; и/или
ако е компютъризирана, защитена с парола в съответствие с вътрешните изисквания посочени в организационните и технически мерки за контролиране на достъпа до информация; и / или
съхранявани на преносими компютърни носители, които са защитени в съответствие с организационните и технически мерки за контролиране на достъпа до информация.

3. Създадена е организация, която да гарантира, че компютърните екрани и терминалите не могат да бъдат гледани от друг, освен от оторизираните служители / работници на „КОЛЕКЦИЯ” ООД. Всички служители / работници са обучени и са приели съответните договорни клаузи/декларация за спазване на организационните и технически мерки за достъп, както и правилата за заключване на работните станции, преди да им бъде предоставен достъп до информация от всякакъв вид.

4 . Записите върху хартиен носител не се оставят там, където могат да бъдат достъпни от неоторизирани лица и не могат да бъдат изваждани от определените офисни помещения без изрично разрешение. Веднага щом хартиените документи вече не са необходими за текущата работа по поддръжката на клиенти, те се унищожават в съответствие със създадената за това процедура/правила и съответен протокол.

5 . Личните данни са изтривани или унищожавани само в съответствие с Процедура за съхраняване и унищожаване на данните. Записите на хартиен носител, които са достигнали датата на съхранение, се нарязват и унищожават като "поверителни отпадъци". Данните върху твърдите дискове на излишните персонални компютри трябва да бъдат изтрити или дисковете унищожени, съгласно изградените правила/процедури.

6 . Обработването на лични данни "извън офиса" представлява потенциално по-голям риск за загуба, кражба или нарушение на лични данни. Персоналът трябва да бъде специално упълномощен да обработва данните извън обекти на администратора.

VII. Разкриване на данни

1. „КОЛЕКЦИЯ” ООД осигурява условия, при които личните данни не се разкриват на неупълномощени трети страни, което включва членове на семейството, приятели, държавни органи, дори разследващи такива, ако има основателно съмнение, че не се изискват по установения ред. Всички служители / работници трябва да бъдат предпазливи, когато им поискат да разкрият съхранявани лични данни за друго лице на трета страна. Важно е да се има предвид, дали разкриването на информацията е свързано или не с нуждите на дейността, извършвана от организацията.

На служителите се извършва специално обучение и периодични инструктажи с цел да се избегне риска от такова нарушение.

2 . Всички искания от трети страни за предоставяне на данни са подкрепени с подходяща документация и всички такива разкривания на данни са специално разрешени от Отговорника за защита на данните.

VIII. Съхраняване и унищожаване на данните

1. „КОЛЕКЦИЯ” ООД не съхранява лични данни във вид, който позволява идентифицирането на субектите за по-дълъг период отколкото е необходимо, по отношение на целите, за които са били събрани данните.

2 . „КОЛЕКЦИЯ” ООД може да съхранява данни за по-дълги периоди единствено, ако личните данни ще бъдат обработвани за целите на архивиране, за цели в обществен интерес, научни или исторически изследвания и за статистически цели, и само при изпълнението на подходящи технически и организационни мерки за гарантиране на правата и свободите на субекта на данните.

3 Периодите на съхранение за всяка категория на лични данни са изложени в Процедура за съхраняване и унищожаване на данните, както и на критериите, използвани за определяне на този период, включително всякакви законови задължения.

4. Процедура за съхраняване и унищожаване на данните, както и правилата за унищожаване на информацията върху неизползвани записващи носители в „КОЛЕКЦИЯ” ООД се прилага във всички случаи.

5. Личните данни трябва да бъдат унищожени сигурно, съгласно принципа за гарантиране подходящо ниво на сигурност (чл. 5, пар. 1 б. е) от Общия регламент) – включително защита срещу неразрешено или незаконосъобразно обработване и срещу случайна загуба, унищожаване или повреждане, като се прилагат подходящи технически или организационни мерки („цялостност и поверителност“).

IX. Регистър на обработванията на данни (инвентаризация на данните)

1. „КОЛЕКЦИЯ” ООД е създало процес на инвентаризация на данните като част от своя подход за справяне с рисковете и възможностите в процеса на спазване на политиката за съответствие с Регламент (ЕС) 2016/679. При инвентаризацията на данните в „КОЛЕКЦИЯ” ООД и в работният поток от данни се установяват:

· бизнес процесите, които използват лични данни;

източниците на лични данни;
броя на субектите на данни;

· описание на категориите лични данни и елементите във всяка категория;

дейностите по обработване;

· целите на обработването, за което личните данни са предназначени;

правното основание за обработването;

· получателите или категориите получатели на личните данни;

· основните системи и места за съхранение;

· всички лични данни, които подлежат на трансфери извън ЕС;

сроковете за съхранение и заличаване.

2. „КОЛЕКЦИЯ” ООД е наясно с рисковете, свързани с обработването на определени видове лични данни.

3. „КОЛЕКЦИЯ” ООД оценява нивото на риска за лицата, свързани с обработването на личните им данни. Извършват се оценки на въздействието върху защитата на данните във връзка с обработването на лични данни от Администратора и във връзка с обработването, предприето от други организации от името на „КОЛЕКЦИЯ” ООД. Разработена е Процедура за оценка на въздействието върху защитата на данните.

4. „КОЛЕКЦИЯ” ООД управлява всички рискове, идентифицирани от оценката на въздействието, с цел да се намали вероятността от несъответствие с тези правила.

Когато вид обработване може да доведе до висок риск за правата и свободите на физическите лица, по-специално с използване на нови технологии и като се вземат предвид естеството, обхвата, контекста и целите на обработването, преди да пристъпи към обработване „КОЛЕКЦИЯ” ООД следва да извърши оценка на въздействието на предвидените операции по обработване върху защитата на личните данни. Една обща оценка на въздействието може да разглежда набор от подобни операции по обработване, които представляват подобни високи рискове.

5. Когато в резултат на Оценката на въздействието е ясно, че „КОЛЕКЦИЯ” ООД ще започне да обработва лични данни, които поради висок риск биха могли да причинят вреди на субектите на данни, решението дали обработването да продължи или не, трябва да бъде предадено за преглед от страна на Отговорника за защита на данните.

6. Ако ОЗД има сериозни опасения или относно потенциалната вреда или опасност, или относно количеството на съответните данни, то следва да ескалира въпроса пред надзорния орган.

7 . Отговорникът по защита на данните, прави ежегоден преглед на първоначално инвентаризираните данни, преразглежда вписаната информация в „Регистъра на дейностите по обработване“ в светлината на всякакви промени в дейностите на „КОЛЕКЦИЯ” ООД.

Х. Специални правила относно събирането и обработката на лични данни на клиенти

1. С цел сключване и изпълнение на договори за покупко-продажба, сключени посредством интернет страницата или по друг начин, „КОЛЕКЦИЯ” ООД събира и обработва следната информация относно клиентите:

- лично име, бащино име и фамили

- актуален адрес (независимо постоянен, настоящ или друг), с цел извършване на доставката;

- адрес на електронна поща;

- телефонен номер (стационарен, мобилен или друг) за връзка относно доставката.;

- адрес на електронната поща на регистриран потребител;

- наименование на регистриран потребител;

- IP адрес на потребител;

- ЕГН при издаване на фактура за банково плащане.

- друга информация, касаеща посещаемостта и техническите параметри на сайта (часа и дата на посещение, колко време е продължило ползването на сайта, колко време е отнело за зареждане на сайта и всяка страница, как точно се ползва, кои продукти и услуги разглеждат и др.).

Информацията се събира посредством технологията cookies, web-маяци и др.

2. Файловете, по настоящия раздел, разположени върху хард диска на клиента от интернет страницата, не засягат по никакъв начин неговата операционна система, нейните ресурси и функционалност, не заплашват по никакъв начин негоия софтуер, хардуер и не засягат по никакъв друг начин неговата сигурност, и могат да бъдат изтрити по всяко време.

Потребителят може по всяко време да забрани приемането на файловете по настоящата точка посредством настройка на своя интернет браузър.

Събраната информация се използва единствено за:
- Поддръжка и надеждно функциониране на висококачествена интернет страница и подобряване нивото на предлаганите услуги;

- Осигуряване на желаната от Потребителите информация и сделки;

- Персонализиране на дейността съгласно потребителски профил;

- Комуникация между „КОЛЕКЦИЯ” ООД и Потребителите;
- Извършване на проучвания и подобрения в предлаганите от „КОЛЕКЦИЯ” ООД услуги;
- Установяване и отстраняване на технически нередности
- Анализ на поведението на страницата и Потребителите
- Подаване на необходимата трафик информация към рекламодатели.
3. „КОЛЕКЦИЯ” ООД не събира и обработва специални категории лични данни за своите клиенти.

4. Електронният магазин на „КОЛЕКЦИЯ” ООД може да съдържа линкове към други сайтове/страници. „Колекция ООД“ не носи отговорност за политиката на поверителност на уебсайтове/страници,които не администрира, както и за друга информация, съдържаща се в тях.

5. Личните данни, предоставени от Потребителите/Клиентите на „КОЛЕКЦИЯ” ООД се използват само за сключване и изпълнение на договорите за дистанционна продажба и изпълнение на законовите задължения на „Колекция ООД“ съгласно българското законодателство. При всички случаи, когато за обработването на личните данни на Потребителите/Клиентите се наложи даването на тяхното съгласие като основание за обработка, то тогава „Колекция ООД“ се задължава да информира съответния Потребител/Клиент и да му предостави точна и ясна информация за личните данните, които ще се обработват, целите за обработка и други съгласно изискванията на българското и европейско законодателство.

6. По отношение на личните данни на клиенти се прилагат всички правила и изисквания на настоящата политика за защита на данните на „КОЛЕКЦИЯ” ООД.

ДЕКЛАРАЦИЯ ЗА ПОВЕРИТЕЛНОСТ/УВЕДОМЛЕНИЕ ЗА ПОВЕРИТЕЛНО ТРЕТИРАНЕ НА ЛИЧНИ ДАННИ/

Данни за Администратора :

Данни за контакт с КОЛЕКЦИЯ ООД:

Местоположение:

Държава: България

Адрес - гр.Пловдив, ул. „Родопи” 113, партер

Телефон : 0877197088

Ел. поща: [email protected]

Данни за контакт с Отговорник по защита на данните :

Ел. поща: [email protected]

Тел: 0877197088

Какво са лични данни?

Съгласно Общият регламента за защита на данните, личните данни се определят като:

"Всяка информация, свързана с идентифицирано физическо лице или физическо лице, което може да бъде идентифицирано („субект на данни"); физическо лице, което може да бъде идентифицирано, е лице, което може да бъде идентифицирано, пряко или непряко, по-специално чрез идентификатор като име, идентификационен номер, данни за местонахождение, онлайн идентификатор или по един или повече признаци, специфични за физическата, физиологичната, генетичната, психическата, умствената, икономическата, културната или социална идентичност на това физическо лице;".

Защо КОЛЕКЦИЯ ООД събира и съхранява лични данни?

За администриране на сключването и изпълнението на вече сключените договори, е необходимо да съберем лични данни. Ние гарантираме, че информацията, която събираме и използваме, е належаща за тази цел и не е с цел навлизане в личното ви пространство.

Вашите права като субект на личните данни са следните:

Във всеки момент, докато съхраняваме или обработваме личните ви данни, Вие (според терминологията на закона - субект на данните) имате следните права:

· имате право да поискате копие от Вашите лични данни от КОЛЕКЦИЯ ООД и право на достъп по всяко време до личните си данни;

имате право да поискате от КОЛЕКЦИЯ ООД личните си данни във вид удобен за прехвърляне на друг администратор на лични данни, или да поискате ние да го направим, без да бъдете възпрепятствани от наша страна;
имате право да поискате от КОЛЕКЦИЯ ООД да коригира без ненужно забавяне, неточните Ви лични данни, както и данните, които не са вече актуални;
имате право да поискате от КОЛЕКЦИЯ ООД личните Ви данни да бъдат изтрити без ненужно забавяне при наличието на някое от следните основания:

o личните данни повече не са необходими за целите, за които са били събрани;

o когато сте оттеглил своето съгласие;

o когато сте възразил срещу обработването,

o когато обработването е незаконосъобразно;

o когато личните данни трябва да бъдат изтрити с цел спазването на правно задължение по правото на EС или правото на държава членка, което се прилага спрямо нас като администратор на лични данни;

o когато личните данни са били събрани във връзка с предлагането на услуги на информационното общество.

Можем да откажем да заличим личните Ви данни по следните причини:

o при упражняване на правото на свобода на изразяването и правото на информация;

o за спазване на законово или договорно задължение от наша страна или за изпълнението на задача от обществен интерес,

o по причини от обществен интерес в областта на общественото здраве;

o за целите на архивирането в обществен интерес, за научни или исторически изследвания или за статистически цели, доколкото съществува вероятност заличаването да направи невъзможно или сериозно да затрудни постигането на целите на това обработване; или за установяването, упражняването или защитата на правни претенции.

· имате право да поискате от КОЛЕКЦИЯ ООД, да ограничи обработването на личните Ви данни, като в този случай данните ще бъдат само съхранявани, но не и обработвани. Отказът ни за ограничаване ще е изрично само в писмен вид, като сме длъжни да го мотивираме със законосъобразната причина;

· имате право да оттеглите Вашето съгласие за обработката на личните Ви данни по всяко време с отделно искане, отправено до администратора;

· имате право да възразите срещу определени видове обработка, като директен маркетинг (непоискани рекламни съобщения);

· имате право на възражение срещу автоматизирана обработка, включително профилиране;

· имате право да не бъдете обект на решение, основаващо се единствено на автоматизирано обработване, включващо профилиране;

· при нужда да използваме Вашите лични данни за нова цел, която не е обхваната от предоставена от вас декларация за съгласие, ще Ви предоставим ново уведомление за защита на данните и когато, и където е необходимо, ще изискаме Вашето предварително съгласие за новата обработка.

Всички горепосочени искания ще бъдат препратени, ако има трета страна (получатели, включително извън ЕС и международни организации) при обработката на вашите лични данни.

Имате право на жалба до надзорния орган

Имате право да подадете жалба направо до надзорния орган, като компетентният за това орган е: за България: Комисия за защита на личните данни, адрес: гр. София 1592, бул. „“Проф. Цветан Лазаров” № 2 (www.cpdp.bg).

В случай, че желаете да подадете жалба относно обработката на личните ви данни чрез КОЛЕКЦИЯ ООД (получатели, включително извън ЕС и международни организации), можете да го направите на посочените данни за контакт с КОЛЕКЦИЯ ООД или директно на Отговорника по защита на данните (на посочените по-горе данни за контакт.)

Как ще съхранявате и пазите моите личните данни, които събирате?

Името на организацията ще обработва (събира, съхранява и използва) предоставената от вас информация по начин, съвместим с изискванията на Общия регламент за защита на данните (ОРЗД). Ще се стремим да поддържаме информацията точна и актуална.

Няма да съхраняваме информацията за вас по-дълго от разумно необходимото за изпълнение на конкретните цели, с които е събрана и за които сте уведомени.

Някои от сроковете на съхранение на информацията зависят от законови задължения за пазене на документи и информация в определени минимални срокове.

Ние сме взели всички предвидими технически и организационни мерки, за да осигурим защита на вашите данни от нерегламентиран достъп.

Мога ли да разбера какви мои лични данни имате и обработвате?

КОЛЕКЦИЯ ООД по Ваше искане е длъжен да Ви отговори каква информация съхраняваме за Вас и как тя се обработва.

· В случай, че имаме ваши лични данни, можете да поискате следната информация:

· Данни за контакт с организацията, която обработва или от името, на която се обработват вашите данни. (В някои случаи това може да бъде представител в ЕС).

· Данни за контакт на Отговорника по защита на данните.

Целите на обработването;
Правното основание за обработката;

· Съответните категории лични данни, които се обработват;

· Получателите или категориите получатели, пред които са или ще бъдат разкрити;

· Получателите в трети държави или международни организации ако има прехвърляне на личните данни към такива, както и гаранциите, че сигурността на данните при тях ще е най-малкото на нивото в ЕС;

· Ако обработката се основава на законните интереси на КОЛЕКЦИЯ ООД или на трета страна, информация за тези интереси.

· Предвиденият срок, за който ще се съхраняват личните данни;

· Подробности за правата Ви да искате коригиране или изтриване на лични данни или ограничаване на обработването на лични данни, както и да направите възражение срещу такова обработване;

· Информация за правото Ви да оттеглите съгласието си по всяко време;

· Подробности за правото ви на жалба до надзорен орган;

· Информация дали предоставянето на лични данни е задължително или договорно изискване, или изискване, необходимо за сключването на договор, както и дали, както и дали сте задължени да предоставите личните данни и възможните последици от невъзможността да предоставите такива данни.

· Източникът от който са събрани личните Ви данни, в случаите, когато не са събрани директно от вас.

· Всички подробности и информация за наличието на автоматизирано вземане на решения, като профилиране и всякаква смислена информация за съответната логика та тези операции, както и значението и очакваните последици от тази обработка.

Как да получа достъп до моите данни, които са обработвани?

Необходимо е да попълните искане за достъп, което можете да намерите в КОЛЕКЦИЯ ООД или да отправите искане на посочените контактни данни на КОЛЕКЦИЯ ООД, или директно на посочените контактни данни на Отговорник по защита на данните .